Datenschutz Hinweisgebersystem White Sparrow
Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Auf unserer Webseite ist das Hinweisgebersystem White Sparrow der MKM Compliance GmbH, Leipziger Platz 9, 10117 Berlin, eingebunden. Im Rahmen unseres Hinweisgebersystems bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Verstöße gegen Verhaltensregeln an uns zu melden. Dabei legen wir großen Wert auf den Schutz des Hinweisgebers und Dritter, die Gegenstand eines geäußerten Verdachts sind. Wir stellen sicher, dass die Vertraulichkeit der Identität und des gemeldeten Verstoßes gewahrt bleiben.
Mit der Meldung von Verstößen gegen Verhaltensregeln werden personenbezogene Daten verarbeitet. Der Hinweisgeber kann selbst entscheiden, ob er anonym bleiben oder Angaben zu seiner Person machen möchte.
Verarbeitete personenbezogene Daten
Bei anonymen Meldungen werden weder E-Mail-Adresse noch Telefonnummer oder sonstige technische Daten erfasst und gespeichert, die Rückschlüsse auf den Hinweisgeber ermöglichen. Entsprechend dem vom Gesetz geforderten Vertraulichkeitsschutz werden keine IP- oder MAC-Adressen, Standardinformationen oder andere personenbezogenen Daten automatisiert und ohne Kenntnis des Betroffenen gespeichert. Selbst Metadaten wie IP-Adresse oder Netzwerk- und Gerätespezifikationen, die zur Übermittlung der Meldung zwingend erforderlich sind, werden nur für kurze Zeit gespeichert und sodann gelöscht. Unser Hinweisgebersystem stellt sicher, dass eine IP-Adresse nicht mit einer eingereichten Meldung in Verbindung gebracht werden kann.
Der Hinweisgeber kann freiwillig folgende personenbezogene Daten zur Verfügung stellen:
- Name, Vorname
- Adresse
- Telefonnummer für Rückfragen
- E-Mail-Adresse für weitere Fragen
- Personenbezogene Daten von in der Verdachtsmeldung genannter Dritter
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung zum Betrieb einer internen Meldestelle, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 12 ff. Hinweisgeberschutzgesetz.
Zweck der Datenverarbeitung
Die von der hinweisgebenden Person übermittelten Daten werden von der Verantwortlichen im Rahmen des Betriebes der internen Meldestelle, zum Führen von Verfahren, zur Ergreifung von Folgemaßnamen und zur Sicherstellung der Einhaltung aller Verpflichtungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz verarbeitet.
Dauer der Speicherung
Eingehende Meldungen werden von der Verantwortlichen für die Dauer von drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und danach gelöscht, sofern nicht eine längere Aufbewahrung zur Erfüllung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes oder anderer Rechtsvorschriften erforderlich und verhältnismäßig ist.
